zapytanie ofertowe

RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 1 z 8

Słupca, dnia 22.05.2024r.

ZAPYTANIE OFERTOWE
Parafia Rzymskokatolicka p.w. Św. Ap. Piotra i Pawła w Kowalewie Opactwie
zaprasza do złożenia oferty cenowej w postępowaniu zakupowym pn.:
RENOWACJA OŁTARZA GŁÓWNEGO
I. Informacje o Zamawiającym:
Nazwa: Parafia Rzymskokatolicka pw. Św. Ap. Piotra i Pawła w Kowalewie
Opactwie
Adres: Kowalewo Opactwo 2; 62-400 Słupca
NIP: 6671308082
REGON: 040063943
Numer telefonu: +48 662 669 970
e-mail: kancelaria@kowalewo-opactwo.pl
Adres strony internetowej: http://www.kowalewo-opactwo.pl/
II. Zasady prowadzenia postępowania:
1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w sposób konkurencyjny i transparentny, w szczególności
z uwzględnieniem § 8 ust. 6 Regulaminu Naboru Wniosków o Dofinansowanie z Rządowego Programu
Odbudowy Zabytków.
2. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień
publicznych – art. 6 ustawy Pzp.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa
w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
4. W celu uniknięcia konfliktu interesów, niniejsze zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym
osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
a) Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub
osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi
w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru
Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
 posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony
w innym języku niż polski powinien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski.
W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.
6. W niniejszym postępowaniu Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada,
czy Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, nie podlega wykluczeniu.
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 2 z 8
III. Opis przedmiotu zamówienia.
Opracowanie niezbędnej dokumentacji projektowej i kosztorysowej na podstawie decyzji
konserwatorskiej. Przeprowadzenie pełnej renowacji i konserwacji ołtarza głównego drewnianego,
polichromowanego i złoconego, iluzjonistycznego, późnobarokowego z około 1784 r. z renowacją obrazu
Chrystusa Ukrzyżowanego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.
Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia.
Status podwykonawcy jest interpretowany zgodnie z definicją umowy o podwykonawstwo, gdzie za umowę
o podwykonawstwo należy rozumieć umowę w formie pisemnej o charakterze odpłatnym, której przedmiot
stanowi część niniejszego zamówienia, zawartej pomiędzy wybranym przez Zamawiającego Wykonawcą, a innym
podmiotem (podwykonawcą). Podział wynagrodzenia dla poszczególnych podwykonawców będzie przedmiotem
rozliczeń pomiędzy nimi a Wykonawcą. Za działania i zaniedbania podwykonawców, Wykonawca ponosi
odpowiedzialność względem Zamawiającego jak za postępowanie własne.
IV. Przesłanki wykluczenia oraz oświadczenia i dokumenty na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia:
1. Z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia wyklucza się Wykonawcę powiązanego kapitałowo
lub osobowo z Zamawiającym.
2. W przypadku wykluczenia wykonawcy zamawiający odrzuca jego ofertę.
3. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Wykonawca
zobowiązany jest złożyć oświadczenie o braku podstaw wykluczenia ( załącznik nr 6 do zapytania
ofertowego).
4. Weryfikacja podstaw wykluczenia może również zostać dokonana za pomocą wszelkich dostępnych
środków, w szczególności ogólnodostępne rejestry w tym Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja
i Informacja o Działalności Gospodarczej czy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, lista
sankcyjna MSWiA.
V. Istotne warunki zamówienia.
1. Wykonawca składając ofertę oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, uprawnienia oraz
potencjał techniczny, a także ekonomiczny niezbędny do realizacji niniejszego zamówienia.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że wykonali należycie,
w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwa zadania
na obiektach zabytkowych odpowiadające swym rodzajem przedmiotowi zamówienia. Na potwierdzenie
Wykonawca składa wykaz wykonanych zamówień (załącznik nr 4) wraz z dokumentami
potwierdzającymi ich należyte wykonanie (np.: referencje).
3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że dysponują osobą posiadającą
stosowne uprawnienia do prowadzenia prac przy obiektach zabytkowych tzn. posiadają wymagane
uprawnienia lub wykształcenie konieczne do realizacji zadania (ukończone studia wyższe w specjalności
konserwacji dzieł sztuki lub konserwacji zabytków). Na potwierdzenie Wykonawca składa wykaz osób
(załącznik nr 5) wraz z kopią ważnych uprawnień dla osoby wskazanej w wykazie.
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 3 z 8
4. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Żaden z Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. W przypadku
ubiegania się o udzielenie zamówienia wspólnie przez dwóch lub więcej Wykonawców warunek,
o którym mowa w ust. 2 powyżej, zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawcy wykażą, że choćby
jeden z nich spełnia ww. warunek.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę
kierującego (lidera), upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń, instrukcji oraz
dokonywania rozliczeń.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody spowodowane swoim działaniem lub
zaniechaniem związanym z realizacją niniejszego zamówienia.
8. Warunki płatności zostały szczegółowo określone w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania – wzór
umowy.
9. Strony umowy wyłączają możliwość przelewu wierzytelności wynikającej z zawartej umowy na
osoby trzecie.
10. Rozliczenie między Stronami umowy będzie realizowane wyłącznie w złotych polskich.
11. Wadium nie jest wymagane.
12. Przed złożeniem oferty przez podmioty zainteresowane niezbędna jest wizja lokalna w celu dokonania
oględzin ołtarza wraz z obrazem. Umówienie terminu wizji lokalnej pod nr telefonu +48 662 669 970.
VI. Termin realizacji zamówienia.
Zamówienie realizowane będzie w terminie do 24 miesięcy od dnia podpisania umowy, nie krócej niż 12 miesięcy.
VII.Dokumenty składające się na ofertę.
Każdy Wykonawca może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę zawierającą następujące
dokumenty:
1. Uzupełniony oraz podpisany Formularz ofertowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do
zapytania ofertowego;
2. Wykaz wykonanych zamówień wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie zgodnie
ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego;
3. Wykaz osób posiadających stosowne uprawnienia do prowadzenia prac przy obiektach zabytkowych
zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do zapytania ofertowego;
4. CEIDG lub KRS w przypadku, gdy wykonawca nie wskazał w formularzu oferty adresów bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych, gdzie można uzyskać te dokumenty;
5. Pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy oraz jego reprezentowania i zaciągania
zobowiązań w przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę nie jest wpisana do właściwego rejestru jako
osoba upoważniona do reprezentacji lub w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się.
VIII. Miejsce, termin i sposób składania oraz otwarcia oferty.
1. Składanie ofert odbywa się do 27.06.2024r., do godz. 10.00 , w jeden z następujących sposobów,
wybranych przez wykonawcę:
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 4 z 8
1) w formie papierowej na adres siedziby zamawiającego za pośrednictwem poczty, kuriera lub
osobiście
a) wymaga się wówczas, by oferta umieszczona była w zamkniętym opakowaniu,
uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez uszkodzenia tego opakowania.
b) opakowanie winno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy, zaadresowane na adres
Zamawiającego i opisane według poniższego wzoru:
OFERTA
ZAPYTANIE OFERTOWE
pn.: RENOWACJA OŁTARZA GŁÓWNEGO
NIE OTWIERAĆ PRZED: 27.06.2024r, godz. 1000
a) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres kancelaria@kowalewo-opactwo.pl
w postaci skanów własnoręcznie podpisanych dokumentów lub w postaci elektronicznej
(zalecany plik PDF) opatrzonej podpisem kwalifikowanym, zaufanym bądź osobistym,
wpisując w tytule wiadomości OFERTA – RENOWACJA OŁTARZA GŁÓWNEGO.
2. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że
nastąpi to przed wyznaczonym przez Zamawiającego terminem składania ofert.
3. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w dniu 27.06.2024r. od godziny 1015, w siedzibie Zamawiającego.
4. Po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której upubliczniono postepowanie
informację, która będzie zawierać: nazwy i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie, ceny
złożonych ofert brutto.
5. Oferty złożone po terminie nie będą przez Zamawiającego rozpatrywane, oferty papierowe zostaną
niezwłocznie zwrócone Wykonawcom, bez otwierania (pod warunkiem, że będą one prawidłowo opisane
– co umożliwi identyfikacje przesyłki jako oferty),
6. Wszelkie informacje, wezwania czy inne pisma w postępowaniu (inne niż oferty) przekazywane będą za
pośrednictwem poczty elektronicznej, każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza ich
otrzymanie.
7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego, kierując
wniosek o wyjaśnienie na adres poczty elektronicznej kancelaria@kowalewo-opactwo.pl.
8. Zamawiający zobowiązany jest udzielić wyjaśnień, jeśli prośba Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień
treści zapytania ofertowego wpłynęła do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa
połowa terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie po
upływie terminu, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może
udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
9. Treść wyjaśnień wraz z zapytaniami bez ujawnienia źródła zapytania Zamawiający zamieści także na
stronie internetowej, na której upubliczniono postępowanie.
10. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania
ofert. Zmiany treści zapytania ofertowego, Zamawiający dokona w sposób analogiczny do jego
upublicznienia.
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 5 z 8
11. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach,
jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
12. Powody odrzucenia oferty:
a) treść oferty nie odpowiada treściom określonym w dokumentach zamówienia;
b) brak uzupełnienia oferty lub/i złożenia wyjaśnień w wyznaczonym przez zamawiającego
terminie;
c) brak zgody na przystąpienie lub nie przystąpienie do negocjacji;
d) oferta została złożona niezgodnie z procedurą określoną przez Zamawiającego;
e) oferta niezgodna z Kodeksem cywilnym;
f) jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji;
g) jeżeli zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
h) jeżeli ten sam Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę w tym samym postepowaniu;
i) jeżeli zawiera niemożliwe do poprawienia błędy w obliczeniu ceny;
j) oferta nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
k) jeżeli została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu,
l) brak odbycia wizji lokalnej.
IX. Kryteria oceny ofert.
1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:
 cena – waga 70 punktów,
 doświadczenie – waga 30 punktów.
2. Kryterium: Cena, symbol „C”.
Ocena ofert w zakresie kryterium „Cena” dotyczy łącznej ceny brutto proponowanej przez wykonawcę
w formularzu ofertowym. Kryterium „Cena” posiada wagę 70. Niepodlegająca odrzuceniu oferta spełniająca w
najwyższym stopniu wymagania kryterium (z najniższą ceną) otrzyma maksymalną liczbę punktów, czyli 70.
Pozostałym wykonawcom przypisana zostanie odpowiednio mniejsza ilość punktów, zgodnie z poniższym
wzorem:
C =
łączna cena brutto w ofercie najtańszej
x 70
łączna cena brutto w ofercie badanej
gdzie:
C – liczba punktów uzyskana w kryterium Cena
70 – waga kryterium Cena
3. W kryterium „doświadczenie ” – „D” – ocena ofert zostanie dokonana w oparciu o załączony do oferty wykaz
wykonanych zamówień w okresie ostatnich 5 lat poprzedzających termin składania ofert, a jeżeli okres działalności
jest krótszy – w tym okresie. Ocenie poddana zostanie liczba wskazanych w wykazie należycie wykonanych zadań
(potwierdzonych referencjami lub innymi dokumentami), ponad wymagane w postępowaniu dwa. Oferta
spełniająca w najwyższym stopniu wymagania kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów, czyli 30.
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 6 z 8
Pozostałym wykonawcom przypisana zostanie odpowiednio mniejsza ilość punktów, zgodnie z poniższym
wzorem:
D =
liczba zadań ponad wymagane 2 w ofercie badanej
x 30
największa liczba zadań ponad wymagane 2 z pośród wszystkich ofert
D – liczba punktów uzyskana w kryterium Doświadczenie
30 – waga kryterium Doświadczenie
4. Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg wzoru:
P = C + D
gdzie:
 C – liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium: cena oferty
 D – liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium: doświadczenie
 P – łączna liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę.
X. Osoby uprawnione do kontaktów
– ks. mgr Janusz Wróblewski S.D.B. +48 662 669 970
XI. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
Z wykonawcą zostanie podpisana umowa cywilnoprawna, której wzór stanowi załącznik 2 do niniejszego
zapytania, w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego w formie pisemnej. W przypadku gdy w imieniu
wybranego Wykonawcy, umowę będzie podpisywać inna osoba jest ona zobowiązana przedłożyć stosowne
pełnomocnictwo.
Zamawiający dopuszcza zawarcie umowy w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym.
Przed zawarciem umowy Wykonawca przekaże zamawiającemu Harmonogram Rzeczowo – Finansowy realizacji
zamówienia – wzór załącznik nr 6.
XII.Określenie warunków istotnych zmian zawartej umowy.
Zamawiający przewiduje zmianę warunków zawartej umowy w przypadkach przewidzianych we wzorze umowy
– załącznik nr 2 do niniejszego postępowania.
Zmiany umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej.
XIII. Zastrzeżenia
1. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienia do odwołania postepowania, zmiany jego warunków czy też
unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Złożenie oferty równoznaczne jest z akceptacją
faktu, iż Wykonawcy nie przysługuje prawo dochodzenia roszczeń w związku z unieważnieniem
postepowania, w tym także kosztów poniesionych przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem
i dostarczeniem oferty.
2. Zamawiający poprawi w ofercie:
1) oczywiste omyłki pisarskie,
2) oczywiste omyłki rachunkowe,
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 7 z 8
3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia niepowodujące
istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta
została poprawiona.
3. Za oczywistą omyłkę rachunkową Zamawiający uzna w szczególności:
1) wszystkie omyłki w działaniach arytmetycznych na liczbach, z uwzględnieniem ich
konsekwencji,
2) omyłki polegające na rozbieżności w cenie oferty wpisanej liczbowo i słownie, przyjmując za
poprawny zapis, który wynika z poprawnie wykonanych obliczeń arytmetycznych
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert, a także wyjaśnień dotyczących treści oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw
załączonych do oferty, uzupełnienia wymaganych oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw w terminie
przez siebie wyznaczonym. Jednakże zamawiający może odstąpić od niniejszego prawa jeżeli ewentualne
uzupełnienie oferty lub/i złożenie wyjaśnień nie miałoby wpływu na wynik postepowania.
5. Jeżeli zaoferowana cena będzie wydawała się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia
i będzie budziła wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia
zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów,
Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny.
Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu będzie spoczywać na
Wykonawcy.
6. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie udzieli wyjaśnień (za brak wyjaśnień zostanie uznane
również złożenie wyjaśnień lakonicznych, ogólnikowych, niepopartych dowodami) lub jeżeli dokonana
ocena tych wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę
w stosunku do przedmiotu zamówienia.
7. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia
taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która
otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
8. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w ust. 7, zamawiający wzywa
wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert
dodatkowych zawierających nową korzystniejszą cenę.
9. Zamawiający może przeprowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie
w ramach kryteriów oceny ofert a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do
składania ofert dodatkowych. Negocjacje treści ofert nie mogą prowadzić do zmiany treści zapytania
ofertowego, dotyczą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów
oceny ofert.
10. Zamawiający może przeprowadzić negocjacje: z dwoma wykonawcami, których oferty uzyskały
najwyższą liczbę punktów w przypadku, gdy w postępowaniu złożono dwie lub więcej ofert, z jednym
wykonawcą w przypadku, gdy w postępowaniu złożona została jedna oferta.
11. Termin związania ofertą wynosi 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem
terminu składania ofert.
12. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych
RZĄDOWY PROGRAM ODBUDOWY ZABYTKÓW
Strona 8 z 8
XIV. Zasady przetwarzania danych osobowych / Klauzula informacyjna
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego.
Dekretem ogólnym w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
w Kościele katolickim wydany przez Konferencję Episkopatu Polski, w dniu 13 marca 2018 r., podczas
378. Zebrania Plenarnego w Warszawie, na podstawie kan. 455 Kodeksu Prawa Kanonicznego, w
związku z art. 18 Statutu KEP, po uzyskaniu specjalnego zezwolenia Stolicy Apostolskiej z dnia 3
czerwca 2017 r. (dalej: Dekret)
XV. Załączniki
1. Formularz oferty,
2. Wzór umowy,
3. OPZ,
4. Wykaz wykonanych zamówień,
5. Wykaz osób,
6. Harmonogram rzeczowo – finansowy.